28 Th11 2020

Để cuộc họp hết nhàm chán.

1 cuộc họp hiệu quả, tiên quyết phải là 1 cuộc họp có mục tiêu. Nhưng nếu điều hành không tốt và họp quá nhiều sẽ dẫn đến những cuộc họp nhàm chán và có khi chả đi về đâu. 

1 kỹ thuật mang tên Brainstorming đảo chiều (Reserve brainstorming) có thể là 1 cách làm cuộc họp mang tính sáng tạo, dập tắt nhàn chán.

Tiếp cận vấn đề theo cách … ngược lại bằng cách đặt câu hỏi đảo ngược. 

Ví dụ: cả phòng họp bàn về vấn đề “Làm thế nào để khách hàng hài lòng hơn?”

Thay bằng việc thảo luận trực tiếp mà hầu như ai cũng thấy rằng đa phần các ý kiến đưa ra sẽ giống nhau và không có gì thực sự đột phá. Hãy thử đảo ngược lại câu hỏi: “Điều gì làm khách hàng thực sự không hài lòng về dịch vụ của chúng ta? 

Yêu cầu mỗi người trong phòng đưa ra ít nhất 3 ý kiến và nếu có ý kiến nào trùng với người khác thì sẽ không được tính. Nhưng tuyệt đối không cho phép chỉ trích lẫn nhau, không có ý kiến nào là sai.

Cuộc họp chắc chắn sẽ trở nên sôi động và hiệu quả khác thường.

Phiên 1 kết thúc với việc xác định các điểm đảo ngược, phiên 2 bắt đầu bằng việc phân loại nhóm vấn đề và trả lời câu hỏi tại sao cho từng nhóm. Phiên 3 lại đảo ngược lại và đánh giá các giải pháp đã đưa ra trước đó.

CÔNG CỤ NÀY DÙNG NHƯ THẾ NÀO?

1. Xác định rõ vấn đề hoặc thách thức, và viết ra.

2. Đảo ngược vấn đề hoặc thách thức bằng cách hỏi, “Làm sao tôi có thể gây ra vấn đề này?” hay “Làm sao tôi có thể đạt được hiệu quả ngược lại?”.

3. Brainstorm các vấn đề đảo ngược để tạo ra các ý tưởng về giải pháp đảo ngược. 

4. Một khi bạn đã brainstorm ra tất cả các ý tưởng để giải quyết vấn đề đảo ngược, bây giờ hãy đảo chúng lại thành những ý tưởng về giải pháp cho các vấn đề hoặc thách thức ban đầu.

5. Tiếp theo hãy, đánh giá các ý tưởng giải pháp đó. Bạn có thể thấy một giải pháp tiềm năng không? Hay bạn có thể thấy các thuộc tính của một giải pháp tiềm năng?

6. Đừng quên áp dụng nguyên tắc 5W, 1H trong suốt cuộc họp.

Brainstorming ngược chiều là một trong các kỹ thuật để giải quyết vấn đề hiệu quả.

Và nếu như các cuộc họp của bạn đang rơi vào nhàm chán, hãy thử cách này đi, chắc chắn sẽ khác ngay tức thì.

Đỗ Nguyên Khôi

Trả lời